Pensando em tornar mais moderna, simples e segura a emissão de notas fiscais, os governos estão aderindo a nota fiscal eletrônica, ela substitui as impressoras fiscais e os antigos talões de notas fiscais por uma emissão através da internet.

Mas não se assuste, dependendo do sistema que você escolher, essa operação pode ser até mais simples e rápida do que era antes. Neste artigo vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre a nota fiscal eletrônica, assim você terá a segurança necessária na escolha do melhor sistema para esta tarefa e terá mais tranquilidade no dia a dia.

A nota fiscal eletrônica tem se tornado obrigatória para vários estabelecimentos desde 2010. No decorrer do ano de 2016 muitos estabelecimentos do varejo serão obrigados a emitir este documento – consulte o seu contador para saber a sua situação.

 

1) Como funciona?

Como era antes da nota fiscal eletrônica: Você precisava comprar uma impressora fiscal ou solicitava para o seu contador um talão de notas fiscais e recebia este talão onde cada nota possuía 3 vias, a primeira via era a do cliente, a segunda era a do contador e a terceira ficava no talão com o estabelecimento. Assim, todo o final de mês você deveria levar as segundas vias das notas emitidas ou a redução Z da sua impressora fiscal para o seu contador. Seu contador fazia um relatório e mandava para a receita do seu município ou estado.

Como funciona com a nota fiscal eletrônica: Com a nota eletrônica você deve solicitar para o seu contador, ou obter diretamente no site da receita, o credenciamento como emissor desse tipo de nota e a série de numeração das notas que você irá emitir. Você também precisará de um certificado digital na maioria dos casos, dependendo da sua prefeitura e do tipo de nota que você irá emitir – verifique este item com o seu contador.

Feito isto você deve emitir as notas usando um sistema ligado na internet, as secretarias da fazenda da sua cidade e estado geralmente fornecem um sistema gratuito para que você gere e emita as notas, você poderá usar um sistema da prefeitura para emitir notas de consumidor ou serviços e um sistema do governo do seu estado para emitir as demais notas. Estes sistemas costumam ser difíceis de utilizar e oferecem muito retrabalho para a emissão de novas notas, é importante lembrar que os sistemas do estado e da prefeitura servem somente para emissão de notas, portanto eles não ajudam a controlar as suas vendas, estoque, compras, etc..

Você também pode optar por um sistema de gerenciamento de vendas (PDV ou Frente de Caixa) no seu estabelecimento e emitir as notas de forma muito mais rápida e simples, por exemplo, com o Simbio você só precisa apertar um botão para emitir uma nota fiscal eletrônica ou um recibo após a venda.

Os sistemas de notas fiscais eletrônicas funcionam enviando os dados da venda para a receita do seu estado ou município e retornando um número de validação, esse número é impresso em um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que é uma impressão simplificada da nota, através do número de validação que o consumidor poderá checar a validade da nota no site da receita. Essa operação toda é realizada na hora da venda, em tempo real.

 

2) Principais tipos de nota fiscal eletrônica

NFC-e

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, substitui as antigas impressoras fiscais ou os talões de notas de consumidor. É transmitida para a receita do seu município, você deve consultar o seu município para saber se ele já possui esta tecnologia.

A NFC-e é impressa em uma impressora de cupons não fiscal, que é muito mais barata que uma impressora fiscal de cupons.

NF-e

Nota fiscal eletrônica estadual, usada para vendas para pessoas jurídicas e também para consumidores, quando for permitido para o seu estabelecimento, substitui o talão de notas modelo 1 ou 1-A. É transmitida para a receita do seu estado, você pode consultar se seu estado já tem essa tecnologia e a disponibilidade do serviço clicando aqui.

A NF-e é impressa em uma impressora comum que imprime folhas A4.

NFS-e

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, substitui os talões de notas de serviço. É transmitida para a receita do seu município, você deve consultar o seu município para saber se ele já possui esta tecnologia. Para empresas que prestam serviços a distância a NFS-e traz muita vantagem ao permitir que se envie a nota fiscal (Danfe) por e-mail para o cliente, evitando toda a burocracia de enviar as notas por carta para cada cliente.

A NFS-e é impressa em uma impressora comum que imprime folhas A4.

CF-e SAT

Cupom Fiscal Eletrônico do estado de São Paulo, é um modelo próprio de emissão de notas para consumidor do estado de São Paulo, ele exige a compra de um equipamento chamado SAT para o seu funcionamento. Hoje o estado de São Paulo permite que os comerciantes possam usar também o modelo de NFC-e (modelo nacional), porém obrigam o estabelecimento a ter um equipamento SAT para situações de contingência, mesmo o modelo NFC-e tendo como operar em modo de contingência. Infelizmente os paulistas tem esse custo maior para poder emitir a nota fiscal de consumidor eletrônica :/

O CF-e SAT é impresso em uma impressora de cupons não fiscal, que é muito mais barata que uma impressora fiscal de cupons.

 

3) Operações Importantes

  • Emissão: Emissão da nota fiscal em sistema online integrado com a Sefaz;
  • Emissão em contingência: Emissão de NFe em modo de contingência quando houver alguma falha nos servidores da Sefaz;
  • Armazenamento: O estabelecimento deve armazenar o arquivo XML, assinado digitalmente e agregado com a sua respectiva autorização de uso, muitos sistemas online auxiliam nesse processo armazenando os arquivos de forma automática. Se você optar por usar o sistema gratuito da Sefaz você terá que tomar o cuidado de fazer o backup dos arquivos das notas que você guardar em sua máquina;
  • Cancelamento: Operação de cancelamento da nota emitida, você deve sempre checar os prazos de cancelamento junto a Sefaz do seu município ou estado. O prazo atual de cancelamento da NF-e é de 24 horas, a NFC-e depende da diretriz de cada município. É possível cancelar notas após o prazo oficial de cancelamento, porém fique atento pois cancelar após o prazo pode estar sujeito a multa automática pela receita;
  • Devoluções de compras e vendas: É a nota emitida quando você faz a devolução de uma compra ou quando o seu cliente devolve uma mercadoria que ele comprou e recebeu nota fiscal;
  • Inutilização de números: É a operação necessária quando você, por algum motivo, pulou o número de uma nota fiscal eletrônica, você tem um prazo legal para inutilizar números senão é prevista uma multa para números não utilizados;
  • Carta de correção da NF-e: Quando você precisa corrigir algo em uma nota já emitida e o prazo de cancelamento já passou você usa a carta de correção. Na carta de correção você não pode alterar: as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar); a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário; a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria;
  • Transferência Interna: Nota fiscal usada quando você precisa transferir uma mercadoria entre filiais;
  • Nota de consignação: Nota fiscal utilizada em operações de consignação de mercadorias.

 

4) Conclusão

A nota fiscal eletrônica é um avanço no sentido de simplificar o ato de informar os dados sobre as vendas para a receita, diminui o uso de papel e a necessidade de enviar documentos para o seu contador.

Toda mudança gera um desgaste inicial, tanto na hora de escolher um sistema para emissão de notas quanto no aprendizado de uma nova rotina na principal operação do dia a dia do estabelecimento, a venda! Mas assim que você ajustar a sua rotina você conseguirá economizar tempo e tornar mais eficiente o seu processo de emissão de nota fiscal.

O sistema Simbio permite que você escolha entre emitir nota fiscal eletrônica ou recibo na hora da venda, é um dos sistemas mais completos, simples e com preço justo para auxiliar você nessa operação, veja aqui um breve vídeo e saiba como emitir de forma rápida e simples uma nota fiscal eletrônica usando o Simbio:

Além disso o Simbio tem diversas outras funcionalidades para modernizar e trazer mais eficiência para o seu estabelecimento, confira aqui tudo que temos a oferecer: www.simbio.com.br

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