Pensando em tornar mais moderna, simples e segura a emissão de notas fiscais, os governos aderiram à nota fiscal eletrônica. Ela substitui as impressoras fiscais e antigos talões por uma emissão através da internet.

Apesar de ter causado um susto inicial aos varejistas, a operação tornou-se até mais simples e rápida do que era antes quando utilizado um sistema adequado. Neste artigo, vamos mostrar tudo o que você precisa saber sobre a nota fiscal eletrônica, que foi se tornando obrigatória para vários estabelecimentos desde 2010.

 

1) Como funciona?

Como era antes da nota fiscal eletrônica: Você precisava comprar uma impressora fiscal ou solicitava para o seu contador um talão de notas fiscais e recebia este talão onde cada nota possuía 3 vias, a primeira via era a do cliente, a segunda era a do contador e a terceira ficava no talão com o estabelecimento. Assim, todo o final de mês você deveria levar as segundas vias das notas emitidas ou a redução Z da sua impressora fiscal para o seu contador. Seu contador fazia um relatório e mandava para a receita do seu município ou estado.

Como funciona com a nota fiscal eletrônica: Com a nota eletrônica você deve solicitar para o seu contador, ou obter diretamente no site da receita, o credenciamento como emissor desse tipo de nota e a série de numeração das notas que você irá emitir. Você também precisará de um certificado digital na maioria dos casos, dependendo da sua prefeitura e do tipo de nota que você irá emitir – verifique este item com o seu contador.

Feito isto você deve emitir as notas usando um sistema ligado na internet, as secretarias da fazenda da sua cidade e estado geralmente fornecem um sistema gratuito para que você gere e emita as notas, você poderá usar um sistema da prefeitura para emitir notas de consumidor ou serviços e um sistema do governo do seu estado para emitir as demais notas. Estes sistemas costumam ser difíceis de utilizar e oferecem muito retrabalho para a emissão de novas notas, é importante lembrar que os sistemas do estado e da prefeitura servem somente para emissão de notas, portanto eles não ajudam a controlar as suas vendas, estoque, compras, etc..

Você também pode optar por um sistema de gerenciamento de vendas (PDV ou Frente de Caixa) no seu estabelecimento e emitir as notas de forma muito mais rápida e simples, por exemplo, com o Simbio você só precisa apertar um botão para emitir uma nota fiscal eletrônica ou um recibo após a venda.

Os sistemas de notas fiscais eletrônicas funcionam enviando os dados da venda para a receita do seu estado ou município e retornando um número de validação, esse número é impresso em um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), que é uma impressão simplificada da nota, através do número de validação que o consumidor poderá checar a validade da nota no site da receita. Essa operação toda é realizada na hora da venda, em tempo real.

 

2) Principais tipos de nota fiscal eletrônica

NFC-e

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, substitui as antigas impressoras fiscais ou os talões de notas de consumidor. É transmitida para a receita do seu município, você deve consultar o seu município para saber se ele já possui esta tecnologia.

A NFC-e é impressa em uma impressora de cupons não fiscal, que é muito mais barata que uma impressora fiscal de cupons.

NF-e

Nota fiscal eletrônica estadual, usada para vendas para pessoas jurídicas e também para consumidores, quando for permitido para o seu estabelecimento, substitui o talão de notas modelo 1 ou 1-A. É transmitida para a receita do seu estado, você pode consultar se seu estado já tem essa tecnologia e a disponibilidade do serviço clicando aqui.

A NF-e é impressa em uma impressora comum que imprime folhas A4.

NFS-e

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, substitui os talões de notas de serviço. É transmitida para a receita do seu município, você deve consultar o seu município para saber se ele já possui esta tecnologia. Para empresas que prestam serviços a distância a NFS-e traz muita vantagem ao permitir que se envie a nota fiscal (Danfe) por e-mail para o cliente, evitando toda a burocracia de enviar as notas por carta para cada cliente.

A NFS-e é impressa em uma impressora comum que imprime folhas A4.

CF-e SAT

Cupom Fiscal Eletrônico do estado de São Paulo, é um modelo próprio de emissão de notas para consumidor do estado de São Paulo, ele exige a compra de um equipamento chamado SAT para o seu funcionamento. Hoje o estado de São Paulo permite que os comerciantes possam usar também o modelo de NFC-e (modelo nacional), porém obrigam o estabelecimento a ter um equipamento SAT para situações de contingência, mesmo o modelo NFC-e tendo como operar em modo de contingência. Infelizmente os paulistas tem esse custo maior para poder emitir a nota fiscal de consumidor eletrônica :/

O CF-e SAT é impresso em uma impressora de cupons não fiscal, que é muito mais barata que uma impressora fiscal de cupons.

 

3) Operações Importantes

  • Emissão: Emissão da nota fiscal em sistema online integrado com a Sefaz;
  • Emissão em contingência: Emissão de NFe em modo de contingência quando houver alguma falha nos servidores da Sefaz;
  • Armazenamento: O estabelecimento deve armazenar o arquivo XML, assinado digitalmente e agregado com a sua respectiva autorização de uso, muitos sistemas online auxiliam nesse processo armazenando os arquivos de forma automática. Se você optar por usar o sistema gratuito da Sefaz você terá que tomar o cuidado de fazer o backup dos arquivos das notas que você guardar em sua máquina;
  • Cancelamento: Operação de cancelamento da nota emitida, você deve sempre checar os prazos de cancelamento junto a Sefaz do seu município ou estado. O prazo atual de cancelamento da NF-e é de 24 horas, a NFC-e depende da diretriz de cada município. É possível cancelar notas após o prazo oficial de cancelamento, porém fique atento pois cancelar após o prazo pode estar sujeito a multa automática pela receita;
  • Devoluções de compras e vendas: É a nota emitida quando você faz a devolução de uma compra ou quando o seu cliente devolve uma mercadoria que ele comprou e recebeu nota fiscal;
  • Inutilização de números: É a operação necessária quando você, por algum motivo, pulou o número de uma nota fiscal eletrônica, você tem um prazo legal para inutilizar números senão é prevista uma multa para números não utilizados;
  • Carta de correção da NF-e: Quando você precisa corrigir algo em uma nota já emitida e o prazo de cancelamento já passou você usa a carta de correção. Na carta de correção você não pode alterar: as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação (para estes casos deverá ser utilizada NF-e Complementar); a correção de dados cadastrais que implique mudança do remetente ou do destinatário; a data de emissão da NF-e ou a data de saída da mercadoria;
  • Transferência Interna: Nota fiscal usada quando você precisa transferir uma mercadoria entre filiais;
  • Nota de consignação: Nota fiscal utilizada em operações de consignação de mercadorias.

 

4) Conclusão

A nota fiscal eletrônica foi um avanço no sentido de simplificar o ato de informar os dados sobre as vendas para a Receita, diminui o uso de papel e a necessidade de enviar documentos para o seu contador.

A hora de escolher um sistema para emissão de notas pode ser desgastante! Mas, assim que encontrar o sistema ideal, você conseguirá economizar tempo e tornar mais eficiente o seu processo de emissão de nota fiscal.

O sistema Simbio permite que você escolha entre emitir nota fiscal eletrônica ou recibo na hora da venda, é um dos sistemas mais completos, simples e com preço justo para auxiliar você nessa operação, veja aqui um breve vídeo e saiba como emitir de forma rápida e simples uma nota fiscal eletrônica usando o Simbio:

Além disso o Simbio tem diversas outras funcionalidades para modernizar e trazer mais eficiência para o seu estabelecimento, confira aqui tudo que temos a oferecer: www.simbio.com.br

Gerenciador Financeiro e Frente de Caixa, inovação para o varejo!